在庫管理システムの選び方とは？
機能や導入メリットも紹介

在庫管理システムとは、企業が保有する在庫（製品、原材料、部品など）を効率的に管理するためのソフトウェアやツールのことです。在庫の数量、品質、価値を一元管理することで正確な情報の把握が可能となります。
在庫の過不足を防ぎ、コストを抑えつつ必要なタイミングで必要なモノを供給できる状態を維持することが主な目的であり、製造、物流、小売など幅広い業界で導入されています。

在庫管理システムには、主に以下のような機能が備わっています。

在庫の数量や保管場所をシステム上で即時に把握できる機能です。入庫・出庫のたびに情報を更新できるため、常に最新の在庫状況を確認可能です。
これにより、過剰在庫の発生や欠品による販売機会の損失を防止できます。

製品・部品等の入庫・出庫の流れを効率的に管理する機能です。入出庫時にはバーコードやRFIDで入庫・出庫の登録を行います。また、出荷時に誤出荷防止のチェックを行えるものもあります。
これにより作業の正確性が向上し、倉庫業務の効率化や人為的ミスの低減につながります。

RFIDを活用しているシステムの場合、棚卸時に在庫品に取り付けたRFタグを一括で読み取ることで、現在の数量を簡単に把握できます。
この機能により、棚卸作業に伴う手間を低減できます。

製品ごとに適正在庫数量を登録できる機能があり、設定値を下回った場合、警告表示を出すことが可能です。この機能は、適正な在庫数量を維持することに役立ちます。

在庫管理システムの導入メリットとしては主に以下の4つがあります。

紙やExcelを使って在庫管理を行うと、入力ミスや数え間違いなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。システムを導入することで入出庫処理や棚卸を自動化・デジタル化でき、正確性とスピードが向上します。
その結果、従業員の在庫管理業務への負担が軽減され、コア業務に集中できる環境を整えることが可能です。

システムによって在庫状況を正確かつリアルタイムで把握できるため、不要な発注や過剰在庫の発生を防止できます。適正在庫を実現することで保管コストを最小限に抑え、賞味期限切れや滞留在庫による廃棄コストも抑制可能です。
適正在庫の維持は保管スペースの有効活用につながり、倉庫関連のコストの低減にも寄与します。

リアルタイムで正確なデータを得られることで、経営層や購買部門は迅速かつ合理的な判断ができるようになります。例えば、需要予測に基づいた仕入れ計画や販売戦略を立てることができ、実際のデータに基づいた意思決定を実現します。
変動の激しい市場環境では、特に大きな強みになります。

在庫切れや納期遅延は顧客の不満につながりますが、在庫管理システムを導入すれば欠品リスクが低減され、確実に製品を届ける体制を整備できます。
これにより継続的な取引や信頼関係の構築につながり、顧客満足度の向上が期待できます。

在庫管理システムは種類が多く、システムによってさまざまな費用形態や機能があります。以下では、導入前に確認すべき6つのポイントと判断基準を紹介します。

まずは「何を改善したいのか」を整理することが大切です。
例えば、入出庫の記録を手作業で行っており、入出庫情報の管理に時間がかかっている場合、「入出庫管理の自動化・効率化」が解決すべき課題となります。
課題が明確になっていることで、必要な機能や選定の方向性が定まりやすくなります。

システムを導入する目的や課題から、必要な機能を明確化します。多くのシステムは幅広い機能を備えていますが、必ずしもすべてを使いこなす必要はありません。
例えば、欠品や過剰在庫が発生しやすい場合には、「リアルタイムで在庫を把握できるか」や「需要の予測ができるか」、「発注管理ができるか」が重要となります。
自社に適した機能に絞って選ぶことで、コストを抑えつつ効率的な導入・運用が可能になります。

在庫管理システムには大きく分けてクラウド型、オンプレミス型、スタンドアロン型があります。

クラウド型：
低コスト・短期間で導入でき、インターネット環境さえあれば場所を問わず利用可能です。ただし、カスタマイズ性が低い場合があるため、自社の求める要件に適合しているかを事前に確認する必要があります。

オンプレミス型：
自社サーバーで管理し、高度なカスタマイズやセキュリティ要件に対応できます。一方で初期費用が高く、運用管理が必要な点はデメリットです。

スタンドアロン型：
PCやローカルサーバーにインストールして使用するため、インターネットや他のシステムとの連携なしに利用可能です。ただし、データがローカルに閉じているため、バックアップやデータ紛失時のリスクはあります。

自社のセキュリティ要件・予算・運用体制等を考慮して、適切なタイプを選ぶと良いでしょう。

在庫管理システムは、小規模企業向けのシンプルなシステムから大規模企業向けの高機能システムまで、さまざまな選択肢があります。
製造業なら「原材料や仕掛品のロット管理」、物流業なら「倉庫内のピッキング・出荷支援」といったように、業界や自社の規模に応じた機能が備わっているかを確認することが重要です。

現場で日常的に利用するため、直感的に使えるインターフェースであることもポイントです。
この点は導入後の定着率や作業効率に直結するため、導入前によく確認しておくようにしましょう。

導入コストだけでなく、運用コストやサポートの有無も含めて総合的に比較・検討します。
複数のシステムを比較し、初期費用・月額費用の妥当性や、業務効率化や在庫適正化によるコスト抑制効果などを検討することが重要です。
単に導入費用の安さではなく、“投資対効果”を定量的に比較しましょう。具合的には、棚卸作業の短縮時間・誤出荷削減率・在庫回転率の改善などの指標で効果を測定します。

在庫管理システムにはリアルタイムでの管理や入出庫管理など、在庫管理に必要な多くの機能が揃っており、導入することで業務効率化やコストの低減、意思決定の迅速化など多くのメリットを得られます。
前章でご紹介したポイントを踏まえ、自社に適したシステムを選びましょう。

小林クリエイトの在庫管理システムは、RFID技術を活用して在庫情報の「みえる化」と棚卸作業の効率化を実現するパッケージシステムです。スタンドアロンまたはオンプレミス型で使用可能です。
出庫時は、製品についたRFタグを読み取るだけで在庫データが更新できるほか、棚卸の際はまとめてスキャンすることで棚卸作業の簡略化が可能となります。製造業をはじめとする企業様向けに、業務効率化やコスト低減を目的とした現場改善をサポートしています。

在庫管理システムの詳細については以下の資料をご覧ください。