検査仕様書のペーパーレス化による３つの工数低減とは

導入コストや社員のITリテラシー不足が懸念されるため、検査仕様書を紙で管理している企業は多くあります。しかし、検査仕様書を紙で管理することには明確なデメリットがあるので、しっかり確認しておくことが必要となります。本章では、紙で管理を行う主なデメリット３つ紹介します。

1つ目のデメリットは品番ごとの検査の準備に手間がかかってしまうことです。検査の準備の手間は2種類あり、「実際に検査仕様書を探す手間」と「現場まで検査仕様書を持ってくる手間」があります。探す手間としては、検査仕様書は品番ごとに作成されているため、検査する品番が変わるたびに検査仕様書を探して取り出すことになり、作業が中断されてしまいます。また検査の現場まで持ってくる手間として、検査する際に、保管場所から検査仕様書を取り出し、現場まで持ってくる流れがあります。もし、検査仕様書の準備漏れが発生した場合は検査仕様書の保管場所まで再度取りに行かなければならないことがあります。

2つ目のデメリットは、検査結果の履歴が蓄積されないことです。紙の検査仕様書では検査履歴が残らないため、ひとつひとつの検査結果を手作業で管理する必要があります。よく使う資料は取り出しやすい場所にしまうなどの工夫は可能ですが、重要な書類は厳重に保管しなければならず、書類を取り出すための時間と労力は少なからずかかります。

3つ目のデメリットは、検査仕様書のメンテナンスが煩雑になりやすいことです。品番変更や品質改善による検査項目の変更・追加などは業務中にたびたび起こりますが、紙による管理では検査項目が変わるたびに検査仕様書を印刷しなおす必要があるので、検査仕様書の編集内容が現場に反映されるまで時間がかかり、作業が煩雑になります。

このように、検査仕様書を紙で管理すると工数が膨らみ、様々な手間やコストがかかります。次章では、ペーパーレス化によって実現できる工数低減について紹介します。

ペーパーレス化の導入によってあらゆる作業が簡略化され、工数低減が実現できます。以下では具体的な3つの工数低減を紹介します。

紙の検査仕様書は保管場所から探して現場まで持ってくる必要があるのに対し、検査仕様書をデータ化すればQRコードが付与されている媒体を読み取って直接画面表示できるため、探す手間と持ってくる手間をなくすことができます。詳しい保管場所や保管方法など、仕様書を早く探すための知識も不要です。

すべての検査結果に対して、誰がいつ検査したかの履歴がデータとして残り、検査結果の管理が容易になります。手作業での検査結果の管理が必要なくなるため、工数を低減できます。書類を保管する際に懸念される書類の劣化や盗難、紛失などは、デジタルデータであればほぼ起こりません。

検査項目の変更や追加などがあった際、紙での管理では現場がすぐに対応できず、作業が滞ってしまいます。検査仕様書がデータ化されれば、変更や追加があった際も、お客さま自身で検査仕様書を編集でき、編集結果がすぐに反映されるため、データの共有が容易になります。

ここまでペーパーレス化のメリットを紹介してきましたが、社内にあるすべての検査仕様書をデータ化するには、人件費を含め多大なコストがかかります。さらに、データ化したファイルのラベリング・保管場所・維持費などについても考慮する必要があり、通常業務と並行しての移行作業は難しいと考えられます。
しかし、ペーパーレス化の代行サービスを利用すれば、業務に支障をきたすことなく、比較的低コストでペーパーレス化に踏み切ることができます。今回紹介するのは、小林クリエイトの「検査仕様書表示システム」です。

小林クリエイトは、QRコードを含む自動認識技術による業務改善のスペシャリストであり、現場改善に特化したノウハウで、受注から出荷まですべてを支援できるあらゆる解決策を保有しています。

小林クリエイトの「検査仕様書表示システム」ならば、検査仕様書のペーパーレス化を簡単に実現可能になります。QRコードの読取結果から検査画像を自動で画面表示することで、検査業務の効率向上を実現します。同社が運営するサービスのひとつ「Factoridge」では、自動車・製造業で想定される様々なニーズや課題が整理されており、現場改善に役立つノウハウや現場改善に成功した事例を閲覧することができます。

小林クリエイトの「検査仕様書表示システム」に興味を持った方は、ぜひ以下の資料をダウンロードしてみてください。