エクセルでの煩雑な実績管理を
解消するポイント

エクセルは業界や職種を問わず広く使用されています。製造業においても在庫管理や実績管理、手配管理などにエクセルが使われていることも少なくありません。

一般的に浸透しているエクセルを用いれば、誰でも比較的簡単に管理表の作成・運用がしやすいなどのメリットがあります。しかし、エクセルを管理に用いる場合、業務効率の低下を招いてしまう可能性があります。

たとえば、在庫管理表で膨大な品番データを扱う場合、データ量の多さから処理速度が遅くなってしまい、該当の資料を探すのに時間がかかってしまう場合があります。また、複雑な関数やマクロが組まれている場合は、作成者以外はメンテナンスが困難になってしまうこともあります。

管理には向いていないエクセルを用いることで生まれてしまうこれらの煩わしさを解消し、業務を効率化するためには、管理の電子化を進める必要があります。

次章では、電子化を進める方法について紹介します。

エクセル管理から脱却し、電子化を進めるタイミングは先述したようなエクセルの問題に直面した場合や心当たりがあるタイミングがお勧めです。ここでは先述した以外にもあるエクセルの問題や電子化を進める際のポイントについて紹介します。

エクセルで管理表を運用していると、仕様や機能面で問題に直面する場合があります。ここで、問題となってくる仕様のひとつは「複数人がリアルタイムで編集・閲覧をしにくい」ことです。共有フォルダに入っているエクセルを他の人が開いている場合、編集可能な状態で開くことができなかったり、上書きのタイミングによっては本来の最新バージョンとは異なる状態で保存されてしまったりするケースもあります。

この様なトラブルが頻繁に発生してしまうと、情報の追加に時間がかかり、スピーディな情報共有ができない懸念があります。また、共同編集の場合、「いつ」「誰が」「どの端末」で編集したかが追えないなどの問題もあります。

更新がスピーディにできない、トラブルがあった際に履歴が追えないといった問題に心当たりがある場合は、電子化するタイミングであると言えます。

管理面でもエクセルの問題に直面する場合があります。例えば、関数やマクロを組み込んだ管理表を利用している場合、何らかのトラブルでエクセルの動作に異常をきたしたときに、専門知識のある人でないとトラブルへの対処が出来ません。
また、実績入力や手配時にも人的ミス（入力ミス）が発生しやすいという問題もあります。

手配管理や実績管理には手配データの変更（新規品番や品番変更）が発生した場合にリアルタイムに作業者に共有できるような高い共有性が求められます。電子化を進める際には、他システムとの連携ができるかどうかも確認することが重要です。

他システムと連携ができれば、手配データの変更にもリアルタイムで対応できるだけでなく、編集履歴なども細かく追跡できるようになるため、トラブルにも迅速に対応できるようになります。

電子化時のポイントの2つ目はIoTデバイスの活用です。エクセルでの実績登録では手入力による人的ミスを防ぐことは困難でしたが、スキャンデバイスなどのIoTデバイスを活用すれば、人的ミスの防止や効率化を実現できます。

手配管理や実績管理をエクセルのようなアナログで実施することで、共同編集が難しかったり、関数やマクロを組み込んでいることでメンテナンスが困難であったりなどの非効率な管理となってしまっている場合があります。

これらの管理を電子化できれば、新規品番や品番変更にもリアルタイムに変更・共有や入力ミスの低減につながるため、効率化とコスト削減も実現できます。

電子化を成功させ、効率化とコスト削減を実現したいと検討されている方は、小林クリエイトにご相談ください。小林クリエイトでは、自動車業界を中心に、製造過程の効率化に貢献できる新しいソリューションを日々ご提案しています。エクセル（アナログ）からの脱却を実現する検査仕様書表示システムの提供もしていますので、是非相談ください。