製造業こそ知っておきたいペーパーレス化！
紙文化が根強い工場における
推進のメリットとポイント

ペーパーレス化とは、業務で使用されている紙媒体や紙で保管されている資料などを電子化し、データとして保存・活用することで、業務の効率化や生産性向上を図ることをいいます。
現在、ペーパーレス化は一般的な企業のオフィスで推進されていますが、以下の理由から製造業における工場内（伝票や、帳票、図面などの書類）でも求められています。

製造業では、労働人口減による人手不足や人材育成が喫緊の課題であり、その解消方法として、ペーパーレス化による業務効率化・省人化が求められています。
例えば、帳票や見積書などを電子化することで転記といった業務を削減できるほか、データベース化することで必要な情報を検索でき、探す手間を省けます。さらにデータをシステム上ですぐに確認でき、分析効率も上がることでも業務効率化を進められます。

SDGsの取り組みの一環としても、ペーパーレス化の推進は求められています。
SDGs （Sustainable Development Goals）とは、持続可能でより良い社会の実現に向けた世界共通目標のことであり、人々の生活に関わるモノを作る製造業にとって関係が深い概念です。

持続可能な社会の実現のためには、エネルギーや環境問題について配慮する必要があり、製造業では、少ないエネルギーで製品を開発・製造する、廃棄物を減らすことなどが求められています。そこで、製造業の現場でペーパーレス化を行い、紙の使用量を減らすことで、環境保護につなげることができるとされています。
このようなSDGsのニーズに対応し、ペーパーレス化を進める企業は環境に配慮している企業として認知され、社会的信頼性や企業価値の向上も期待できます。

このように製造業では、業務面でも社会的にもペーパーレス化を推進する必要がありますが、進めるためにはさまざまな課題があり、十分に推進できていない企業が多いです。以下では製造業ならではの課題を解説します。

紙ベースの文化が根付いており、ペーパーレス化を推進する動機が生まれにくいという課題があります。

製造業は、一般的によく使用される契約書や見積書、請求書などの紙の書類のほか、設計図や製造指示書など業界特有の書類も多く存在します。また、口頭での指示や紙での記録が常に行われていることから、紙書類の文化が根付いています。
そのため、ペーパーレス化を進めようとしても、その変更に伴う影響が大きく、現状でも業務に支障がない場合は特に、ペーパーレス化の必要性を意識しづらいことがあります。

ペーパーレス化を推進するためには、そのシステム・ツールの導入に多くの費用を要し、業務プロセスの変更や、システム・ツールを活用するための従業員への教育・指導など工数も多くかかります。

また、システム障害が発生するリスクもあり、データのバックアップや業務の代替策などを事前に検討しておかなければなりません。

ご紹介した課題を解消し、ペーパーレス化が推進された場合には具体的に業務にどのようなメリットがあるのでしょうか。以降では主なメリットを5つご紹介します。

工場内の書類をデータ化することで、パソコンやタブレットといったデジタルデバイスがあれば必要な書類をいつでも、どこでも見られるようになります。これにより書類の共有がスムーズに行われ、工場内の確認作業が効率化されます。

紙の書類の場合、1度手書きした情報を、システムに改めて入力する必要があるほか、情報の更新作業も必要です。ペーパーレス化をすることで、入力した情報を自動でシステムに反映できるため、こうした転記・更新の手間を削減できます。

書類がデータ化されるため、システムによる一元管理が可能となり、デジタルデバイスによって簡単に確認できます。そのため現場で度々生じている書類を探す時間や、必要な書類を取りに行く移動時間などの削減が可能です。

紙ベースで業務を行う場合、印刷用紙やインクの購入費、印刷代、郵送費などさまざまなコストがかかりますが、ペーパーレス化によってこれら印刷や郵送などにかかるコストを削減できます。
また、データベースによって情報を保存・管理するため、書類の保管に使っていたスペースを有効活用できたり、倉庫代のコストを削減できたりする点もメリットです。

書類がデータ化されることで、現物管理する必要がなくなるため、従業員の持ち出しによる紛失や所在不明になるリスクをなくすことができます。また、紙の場合は劣化による破損のリスクがありますが、データであればバックアップを定期的に行うことで、そのリスクも解消できます。

以上のようなさまざまなメリットが得られるペーパーレス化ですが、推進するにあたっては以下のポイントを押さえておく必要があります。

まずは紙ベースの文化を変えていくための意識改革を行う必要があります。

先述したように製造業では紙文化が根付いてしまっているため、ペーパーレス化の目的やその効果を社員にしっかりと周知し、必要性を理解してもらうことが重要です。また、ペーパーレス化に伴い、各社員に合わせたITリテラシー教育を行い、ペーパーレス化した後の業務における懸念を解消しておくべきです。

目視での書類確認や紙に手で記入する作業を行っていると、記入漏れや確認ミスなどのヒューマンエラーが発生してしまいます。
そこで、現状の工場内における業務工程の棚卸を行い、どの業務にてどのように紙が使用されているか整理します。そして紙の使用によって発生しているムダを洗い出し、これらのムダをなくすことでどれほどの工数やコストが削減できるのかをみえる化することが重要です。

洗い出した業務の中から、現状でどのような課題があるのか、またその課題は紙から電子化することで解決できるのかなど、1つひとつ確認していきます。

現状の課題やムダを見える化し、ペーパーレス化を進める業務や書類を決定したら、段階的に移行を進めていきます。いきなりすべての紙書類を電子化することはハードルが高く、現場も混乱してしまうためです。

まずは優先度の高い工程や、ペーパーレス化による影響が少ない書類から行います。たとえば、新規に作成する書類に関しては電子化を行い、これまで活用していた紙書類に関しては、リソースを確保してから行っていくなどの工夫が必要です。

また、システム・ツール導入を導入する場合は、業務プロセスの変更やシステム障害のリスクなど、事前に発生しうるコストやリスクについても想定し、ツール選定や導入規模を議論することも大切です。

以下では、長年製造現場の業務効率化を支援してきた小林クリエイトが提供する、ペーパーレス化を行える3つのソリューションをご紹介します。

1つ目は、検査仕様書・作業手順書のペーパーレス化です。
検査仕様書や作業手順書などを紙で管理していると検査準備に手間がかかってしまいますが、ペーパーレス化することで、検査仕様書・作業手順書の管理・準備の手間が削減され、情報の更新や書類のメンテナンスなどが簡単にできるようになります。

このような検査仕様書・作業手順書のペーパーレス化を行うシステムについては、以下資料でご紹介しています。

検査仕様書表示システム

日本の製造現場ではペーパーレス化が進んでおらず、検査仕様書や作業手順書などを紙で管理している企業が多いです。しかし、紙で管理することには、「検査準備の手間がかかる」「検査履歴が残らない」などの明確なデメリットがあります。

本書では、仕様書のペーパーレス化により検査・管理の手間削減と検査履歴の蓄積が実現できる検査仕様書表示システムの機能や特徴・強みなどをご紹介しております。

💡　こんな方におすすめ

✔検査の度に仕様書を探すのが面倒だと感じている方
✔検査仕様書や作業手順書などのペーパレス化に興味がある方
✔情報の更新やメンテナンスが大変だと感じている方

2つ目は、データの入力・記録作業の音声認識によるペーパーレス化です。
音声認識を活用することで、データ入力がハンズフリーとなり、検査・仕分け作業を止めずに行うことができます。入力されたデータはそのままシステムへ反映できるため、転記作業も不要です。

このような音声認識入力を行うシステムに関しては、以下資料でご紹介しています。

音声認識入力システム

測定業務、荷受け、仕分け作業などがハンズフリーの音声入力を
利用することで、操作画面をアイズフリーで作業ができます

3つ目は金型管理のシステム導入によるペーパーレス化です。
金型管理において、ショット数の項目を手作業で管理していると、抜け漏れや記入ミスにより適切なメンテナンスができず、不良品の発生といったリスクがあります。
システム導入によるペーパーレス化を行い、使用実績・貸出履歴の記録や管理をデータ上で行うことで、適切な金型管理・メンテナンスが可能となります。

このような金型管理を行うシステムに関しては、以下資料でご紹介しています。

金型管理のデータ化を実現ぶっぴんさんfor金型

金型を使用する上で特に重要なのが管理とメンテナンスですが、使用実績・貸出履歴の記録を取るというルールはあるにも関わらず、記録できていない・実績データを共有できていないといったことはございませんか。そのような課題を放置すると、劣化した金型を使用してしまい大量の不良品を発生させてしまう可能性があります。

ぶっぴんさんfor金型は、金型の使用実績をハンディターミナルに入力することで、金型の使用実績のデータ化を実現。定期的な金型のメンテナンスができる環境を整え、金型管理の課題を解決します。

小林クリエイトではこのようなペーパーレス化を実現させるソリューションの他、製造現場の業務効率化のためのさまざまなソリューションを提供しています。本記事でご紹介したソリューションについてご興味のある方は、ぜひ以下よりお問合せください。

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