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「 受診キットや健診結果表の発送を〇〇日までにしなければ！」
「 事業所の担当者から、受診キットや健診結果が届かないと問合わせがあったけど、状況は？」
といった発送物の納期や進捗、履歴管理に悩まれていませんか？
健診機関様から発送業務のご相談をいただく際、ご担当者様とよく話題になるお悩みのひとつです。
今回のテーマは、受診キットや健診結果表など、発送物の「納期・進捗・履歴管理」に必要なポイントです。
データ管理するためのご提案も紹介していきます。
受診票の作成、プリント、検査キットの封入・封緘、発送の
業務改善についてはこちらでご紹介しています。
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発送業務のご相談をいただく健診機関様で、よくご指示いただく発送納期として
例えば、
・受診票や検査キットなどの「健診のお知らせ」 →健診予定日の2週間前までに
・個人の検査結果をまとめた「健診結果表」 →受診日から2週間後までに
といったご希望があります。
健診機関様で一定の運用に基づいて決められている場合もありますし、
お取引している事業所ごとに発送タイミングが異なるという場合もあります。
また受診キットを受診者様へ送るのが早過ぎると、「紛失リスク」や「内容変更時の手間が増える」といった理由もあり、発送時期のコントロールに気を遣われている健診機関様もありました。
受診キットの場合「事業所からなかなか受診者名簿が来ない…」と発送準備にやきもきすることも。
進捗管理の不備によって発送のもれや遅れが発生し、緊急対応が必要になる事態はできるだけ避けたいところです。
発送作業の進捗管理方法としては主に
＜個人宛の場合＞
・基幹システムでデータ管理
＜事業所宛の場合＞
・エクセルなどへ手入力しデータ管理
・帳簿（紙）へ記入しファイリング
といった運用をされる傾向にあり、各健診機関様で工夫をされています。
しかし、物理的な台帳ファイルでの管理だと「別のスタッフが使用していると記入できない」、
「手入力（記入）の場合、間違いやモレなどが不安」といったお悩みもお聞きします。
スムーズな進捗情報の共有化が、作業時間のロスを防ぐことに繋がります。
受診キット発送や健診結果表発送の進捗管理と合わせて、発送履歴が求められる場面があります。
例えば、事業所や受診者様からのお問合せ時。
「届いていない」「足りない」「他人の物が届いた」など
万一トラブルがあった際、以下のような「いつ何を誰に送付したか」といった情報が必要です。
＜発送履歴に必要な主な情報＞
・受診者情報
・受診（予定）日
・発送日
・発送方法
・同封物の内容
・プリントされている内容 など
個人情報が含まれることが多い送付物ですから、正確な把握が求められます。
「どの工程でなぜ発生したのか？」という原因を明確にし、再発防止策を検討するために重要な情報でもあります。
弊社では納期・進捗・発送履歴管理について
事業所との契約、受診者名簿の取得・登録、データ編集、発送といった各工程の予定と実績情報をデータ化することをお勧めしています。
スタッフ間での情報共有をスムーズに行い、事業所あるいは受診者様からのお問い合わせ対応や、発送準備を効率的に行うためです。
方法としては主に3つのご提案をしています。
①基幹システムの有効活用
基幹システムに進捗管理まで実施できる機能がある場合があります。
個人宛発送物は管理が比較的シンプルですが、事業所宛の場合は設定の工夫が必要となる傾向にあります。
②オンラインでの進捗全体管理ツールの導入
渉外担当から発送作業スタッフまで進捗を共有できるオンラインツールを導入。
③外部委託によって作業ログ・発送履歴を残す運用
機械照合による作業ログ管理・発送履歴の取得が可能な業者へ、発送業務を委託する。
弊社の受診キット発送アウトソーシングサービスでは、機械的に作業ログを取得しており製品トレースも可能です。
また発送までの処理が完了した際に、出荷報告データを提出しております。
弊社へデータ支給いただいた、健診機関様の記録と照合いただくことにより、発送履歴の管理にお役立ていただけます。
＜出荷報告データができるまでの工程イメージ＞
受診票などの発送業務の改善、そのほか健診前後のバックヤード業務の改善についてもお気軽にご相談ください。
進捗・履歴管理もしっかりできる！
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健診課題やサービスの詳細もご覧いただける資料はこちら。
