【業務効率化】
現場で頻繁に発生する帳票変更を
簡単に行うためには？

帳票とは、経営における重要な情報を共有・保管することを目的として、現場で記録、保管されている書類のことです。製品の納品や金銭の請求など、取引の証拠にもなります。
製造現場では、設計や製造工程における不具合が発生した際に、製造者として責任を負う必要があるため、製品を製造したことや出荷・集荷したことの証拠を帳票として記録・保管しなければなりません。

製造現場の帳票の例としては作業指示書や現品票、ピッキングリストなどが挙げられます。

作業指示書
作業指示書とは、作業者が具体的にどのような作業を行うのかを記載する書類です。作業によっては手順や取り組みが複雑で難しいケースもありますが、そのような作業の難易度を軽くするために作業指示書を活用します。作業内容が詳しく記載されている指示書があれば、上司に質問して作業効率が低下する、ミスが発生して大きな損失を被るといったリスクを回避できます。

現品票
現品票とは品物の名前や部品番号、製造元、納入先、納入日などの基本情報が記載された書類です。製品や箱などの現物に付けられ、製品がどんなものかを明示するために使用されます。

現品票の発行・運用でよくある課題と解決策は以下の記事で紹介しています。

現品票の発行・運用でよくある課題と業務改善を実現するシステムについて紹介！

現品票とは、製品や加工品、半製品などの個体を管理する伝票のことです。
この記事では、現品表の概要や納品書との違い、主な役割や運用時の課題などを紹介します。また、効率的な現品票の運用を実現するシステムも取り上げているため、製造現場で働いている方や物流に携わっている方などはぜひ参考にしてください。

ご紹介したような帳票は製造現場では頻繁に修正・変更が行われています。以下では具体的にどのようなケースで帳票の変更が起こるのか3つのケースをご紹介します。

1つ目は、製造物や製造工程での品質向上や改善を目的とした変更です。
たとえば、取引先とのトラブルやクレームが発生した際に、再発防止のための新たなルールの追加ともにチェック項目が追加されるケースなどがあります。
製造物や製造工程では、上記のような改善業務は頻繁に行われており、その都度チェックリストの項目が追加されるため、帳票への対応をする必要があります。

2つ目は、納入先へ出荷する際の項目の追加に伴う帳票の変更です。
納入する際には出荷保証を行う必要があります。出荷保証をシステム化するために、現品票や帳票に二次元コードやバーコード等の追加が必要になる可能性があります。

3つ目は、集荷時における確認項目の追加に伴う帳票の変更です。集荷時も出荷時と同じように確認項目の追加が頻繁に発生しています。また、製造品のトレーサビリティを実現するためには二次元コードやバーコードの追加対応も随時行う必要があります。

このように、帳票変更はさまざまな場面で行われており、決して珍しいことではありません。次章では実際に、現場で帳票はどのように作られているのかご紹介します。

以下では製造現場のよくある帳票作成方法を3つご紹介します。帳票はさまざまな方法で作成可能ですが、それぞれ課題があります。

多くの企業で利用されているExcelを使って帳票を作ることができます。Excelは基本的に誰でも扱うことが可能であり、文字を書いたり、線を引いたり、計算が出来たり、自由度が高い点が特徴です。
一方で、可変データを印字する際に、Excel上にて手作業での改修を重ねると、セルの参照先やマクロが複雑化してしまい扱いにくいテンプレートができてしまうといった課題があります。
また、取得したCSVデータを加工する際に、手作業に伴うヒューマンエラーが発生し、作成に時間がかかることもあります。

帳票は外部のベンダーに制作を依頼することもできます。
現場にて頻繁に起こる帳票発行は、早急な対応が求められますが、外部ベンダーに依頼すると帳票の作成までに時間がかかり作業が滞る可能性があります。さらに、時間をかけて仕上がった帳票が、思い通りに運用できず再調整が必要となる場合もあります。
そのため、帳票作成業務をすべて任せられるというメリットがありますが、時間とコストが多くかかるというデメリットもあります。

専用の帳票作成システム・ツールによる作成も可能です。専用システムでは、帳票設計・帳票出力の工程を効率化しながら、帳票作成ができます。
ただし、帳票を設計するためには現場の担当者がソフトウェアの利用方法を習得する必要があり、現場への負担が大きくなる恐れがあります。

次章では、これら3つの方法の課題を解決し、現場が効率よく帳票作成・発行ができるツールを紹介します。

小林クリエイトでは、帳票作成を効率化する帳票発行ツール「Lex-Report」を提供しています。
帳票設計から帳票発行までの環境構築が簡単にできるだけでなく、使い慣れたExcelをベースにレイアウトを変更・作成できるため、簡単かつスムーズに帳票を作成できます。
また、1度作成したレイアウトにCSVデータを入れることで帳票を自動作成できるため、帳票作成業務の効率化も可能です。以下では簡易帳票ツールの特長をご紹介します。

Lex-Reportを使えば、帳票のイメージをExcelでだれでも簡単に作成できます。また、固定文字や可変文字、バーコード・二次元コード印字などにも対応しているため、それぞれ現場にあわせた自由な帳票設計を行える点も特徴です。1度レイアウトを作成すればその後はシステム上でデータを反映させることが可能であるため、効率的に帳票作成を行うことができます。

作成した帳票レイアウトに反映できるデータファイルは、CSVデータだけではなく、TXTデータやTSVデータ、 DATデータと複数のデータファイルに対応しています。また、発行データのプレビュー機能も搭載しているため、発行前に確認ができミス防止につながります。

Lex-Reportは、「印字データファイル」にフォルダパスが設定されています。定期的にフォルダを監視し、データがファイル格納されたタイミングで自動的に印刷が行われるため、手動で任意に帳票発行を行う以外に、自動発行も対応可能です。

上記でご紹介した特徴を持つ「Lex-Report」に関しては以下資料でご紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。