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健康診断を実施する上で欠かせない受診票や問診票などの「健診帳票」。皆様の健診機関では何種類くらい使用されていますか？ 弊社では帳票印刷で多くの健診機関様とお取引させていただいておりますが、実に多種様々な健診帳票があります。
今回は、受診票をはじめとした健診帳票の整理についてよくご質問いただく
・最小限の帳票種類にまとめるには？
・内容をわかりやすく伝えるには？
という２つのお悩みにお答えしていきます。
受診票の作成、プリント、検査キットの封入・封緘、発送の
業務改善についてはこちらでご紹介しています。
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法律で定められた健康診断の種類は多く、また検査ごとに必要な問診項目が異なります。
さらに、各健診機関様で提供されている健診サービスの内容によって、使用される帳票は様々です。
以下に、健診前に受診者へ送付する「受診キット」へ封入される、主な健診帳票の種類をあげてみました。
健診の帳票例（受診キットに封入または健診前に配布するもの）
| 帳票 | 種類・内容 |
|---|---|
| 受診票 | 問診票と兼用の場合あり |
| 問診票 | 特定健診質問票／事業所・健保組合専用など 【特殊健診】有機溶剤／特定化学物質／高気圧／電離放射線／石綿／じん肺 ／腰痛／VDT／騒音／振動など 【がん検診】胃がん（カメラ）／大腸がん（カメラ）／乳がん（マンモ・エコー）／子宮がんなど 【その他】脳ドック／多言語対応用など |
| 案内状 | 定期健診／人間ドック／事業所・健保組合専用など |
| 同意書 | カメラ／ＣＴなど |
| オプション案内・申込書 | 腫瘍マーカー／超音波検査／アレルギー検査など |
| チラシ | 事業所・健保組合専用など |
受診票・問診票に加え、オプション案内や各種チラシなども含めると、帳票が100種類を超える健診機関様もいらっしゃいます。
また、法律・制度などの改定時にはそれぞれ修正対応も必要になります。
上記のように健診・検査種類や提供サービスによって多種類の帳票が必要なことに加え、
帳票の種類がさらに複雑になってしまう原因があります。
例えば、
・お客様（事業所）や健保組合などの希望を反映されている。
・各部門がそれぞれ独自に作成していて、互いに把握されていない。
・機関全体としての帳票一覧が無く、見直しがされていない。
などです。
上記のような帳票類の管理状況は、弊社へ受診キット発送業務についてご相談をいただく健診機関様において、よく見受けられます。
特に巡回健診や特殊健診を実施されている健診機関様で仕様が複雑になる傾向にあります。
また、「帳票改定時に内容の確認作業が大変だ」というお悩みも少なくありません。
「うちの健診帳票、種類が増えすぎているかも…」と思われた健診機関様、いらっしゃいませんか？
複雑になった帳票を最小限の種類にまとめると、
管理やプリントにかかるコストの削減、改定時のメンテナンスがしやすくなります。
弊社では以下のような帳票の「①仕様」と「②管理」のポイントで、帳票整理をお勧めしております。
・テンプレートで統一（必要な情報だけ残す、まとめる）
・属性情報の表記を統一（氏名や生年月日など）
・紙種類を統一（サイズや厚みなど）
・帳票管理部門や担当者をおいて一覧で管理
・帳票毎に、帳票作成・封入に掛かるコストの表記
・モノクロとカラーの使い分け基準の設定
・帳票の追加・変更・廃棄を判断する管理者の設置とルール作成
帳票の種類を絞った上で、表記にひと工夫を加えると内容のわかりやすさに繋がります。
・アイコンやイラストを利用する
・文字のサイズにメリハリをつける
・各帳票の同じ位置にロゴを入れてイメージを統一する（テンプレート化）
・注意事項の内容を帳票種類ごとに変える（必要な情報だけを入れる）
いかがでしたでしょうか。弊社では印刷業で培ったノウハウをもとに、帳票整理、デザインのご提案も行っております。
受診票などの発送業務の改善、そのほか健診前後のバックヤード業務の改善についてお気軽にご相談ください。
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