エクセルで在庫管理するには？
作成方法とポイント、効率化術を解説

過剰在庫や欠品を防ぎ、適正な在庫水準を維持するために重要になるのが在庫管理です。在庫管理は紙で行うことも可能ですが、多くの手間と労力がかかり、扱う在庫の数が多くなるほど管理が難しくなります。システムを導入するほどの規模ではない場合、多くの企業で利用されているエクセルを活用した在庫管理が選択肢となります。
以下では、エクセルを使った在庫管理の方法を2つ紹介します。

単票を使った在庫管理は、1つの商品に対して1枚の書式で管理するタイプであり、紙での在庫管理をする際に現場の在庫に付ける「吊り下げ票」をエクセル上で再現したものです。

以下のように、品番と物品名を票の見出しにして、縦方向に日付を記載していきます。また、横方向には入荷・出荷の数と在庫数（残高）、担当者、備考などの項目を記載することが一般的です。

単票在庫には、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット：
・個々の物品の動きを把握するのに役立つ
・物品ごとに、誰がいくつ入出荷したのか一目でわかる
・紙の管理（吊り下げ票）と基本的なフォーマットが変わらないため、導入のハードルが低い

デメリット：
・1枚の管理表で1つの物品しか管理できないため、全体の在庫管理状況を把握しにくい
・扱う物品の種類が多くなると管理が煩雑になる
（物品の数だけ管理表を作成しなければならないため）

在庫移動票は、複数の物品の在庫状況を1枚の管理表で記録するタイプです。
以下のように、縦方向に品番や物品名を、横方向に日付を記載し、物品および日付ごとに入出荷数、在庫数（残数）を記入していきます。

在庫移動表のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット：
・複数の物品の在庫状況を一目で把握できる
・類似の物品の動きを比較・確認しやすい
・複数の物品のデータを入力する際、1枚のシートで完結するため作業工数が少なくて済む

デメリット：
・各物品に記載できる情報量が単票タイプに比べ少なくなる
・詳細情報を入力・把握したい場合には、別途単票タイプの管理表を作る必要がある
・シートが複雑になりやすく、パソコンの入力に慣れていない人は使いにくさを感じる

在庫管理をエクセルで行う際には、前章でご紹介した在庫管理の方法に加え、以下のポイントを押さえる必要があります。

在庫管理に必要な情報を整理し、管理項目として明確化します。具体的には、「何を（品番、物品の名称）」、「いくつ（入出荷数、在庫数）」、「いつ（日付）」、「誰が（担当者）」、「どこに（棚番）」といった項目を押さえます。

在庫管理においては特に、「何を（品番、物品の名称）」、および「いくつ（入出荷数、在庫数）」という項目が重要です。前述の通り、単票と在庫移動表では記載できる情報量に違いがあるため、在庫移動表の場合は特に、どの項目を優先的に記載すべきか検討しておく必要があります。

もしくは、売上順などをもとに物品別に優先度を決め、優先順位の高いものはより細かい項目を設定するなどの工夫をすると良いでしょう。

在庫管理表の運用ルールを決めておくことも重要です。入力者や運用の責任者、表記方法（数字の桁や単位の表記方法、書式など）や更新のルールなども決めておきます。

特に複数人で運用する場合、こうしたルールを決めておかないと誰がどのように入力したかわからなくなり、正確な在庫数が反映されなくなる可能性があるので注意が必要です。

バックアップを取らずに上書き保存をすると、万が一間違った情報を入力して保存してしまった場合に修正するのが困難になるため、更新履歴を残しておくことも重要です。

例えば「別名で保存する」、「バックアップを取る」、「クラウドで管理」するなどの方法により、現在の在庫状況なのか、それとも前のデータなのかを明確にしておきます。

ここまで、エクセルで在庫管理する方法やそのポイントを解説しましたが、実際にエクセルで管理する場合、情報の入力や変更に膨大な手間がかかります。

そこで、以下では効率化のソリューションとしてデータ入力工数を削減するアイデアをご紹介します。

エクセルでの管理では、在庫情報を目視で確認してパソコンに手入力する必要があり、手間がかかるだけでなくミスも起こりやすい課題があります。

ラベル・バーコードリーダーを活用することで、品番などの情報を手入力する手間が削減され、さらに倉庫管理システム（WMS）と連携することで、システム上に在庫のデータが自動で反映されます。これによりミスも減らすことが可能です。

バーコードを活用した在庫管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。

バーコード・二次元コードで在庫管理を行うメリット・デメリットとは

在庫管理が正確にできていない場合、出庫の際にモノを探すのに手間がかかりますが、バーコード・二次元コードを活用しシステムを導入することで効率化でき、リアルタイムでの管理を実現できます。一方で、ラベルの発行や貼付ける作業、初期投資の費用などが必要であるため、効果を得られるよう、メリット・デメリットを踏まえて導入を検討する必要があります。本記事では、バーコード・二次元コードで在庫管理を行うメリット・デメリットを中心に解説します。

エクセルを活用する場合には、関数を設定するのがおすすめです。関数を活用することで、そのルールにのっとって自動で計算してくれるため、在庫管理表の作成・更新を効率化できます。

在庫管理に応用できる代表的な関数としては、以下のものがあります。

・IF関数
条件に応じて異なる結果を返す関数です。ある論理式（「はい」か「いいえ」の答えを分ける式）が正しい場合には1つの値を表示し、間違っている場合には別の値を表示します。
例えば、単価が1万円以上の在庫は「高額｣、1万円未満は「低額」であると条件設定すれば、その条件に従って指定のセルに「高額」もしくは「低額」と表示させることができます。

・SUMIF関数
特定の条件に一致するセルの値のみを合計する関数です。セルを検索するための範囲と検索条件を文字列等で指定することで、その条件に含まれるデータを検索して合計値を算出します。SUMIF関数を使えば、複数のロケーションで同一の物品を保管していたとしても、在庫数の合計を求められます。

・VLOOKUP関数
指定された値を含む行を検索し、その検索条件に当てはまる値を取り出してくれる関数です。データを表の縦方向に検索し、条件に該当する行の指定列からデータを取り出します。
異なるシートから数値データを抽出できるため、在庫管理表における入力ミスを減らすことが可能です。

エクセルで管理すると、データの入力や変更などの作業が多くなる、ルールが守られずに属人化してしまうなどの懸念があります。そのためまずはできる範囲から、誰もが容易に情報管理をできる方法で在庫管理を始めるのがおすすめです。

以下では、在庫管理を効率化するソリューションをご紹介します。

RePaxは、通い箱・パレット等の循環輸送資材の管理状況を「みえる化」してくれるパッケージシステムです。RFタグを付与しID管理することで、何の資材がいつ、どこに出荷され、どのくらいあるのかを正確に把握・管理できます。パソコンやタブレットで、個別・種別ごとの照会も簡単に行えます。

RePaXの導入事例や導入の流れはこちらの資料をご覧ください。

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RePaXは、循環資材をいつ、誰に貸し、どこで、使われているのかを把握し、間接資材の管理を実現するパッケージシステムです。
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RFIDのソリューションとしては、RFタグを活用した在庫管理があります。製品の入庫時にRFタグを利用し、入庫情報とタグ情報を紐づけ、出荷時や棚卸時には製品についたRFタグを専用のリーダーで読み取ることで、在庫情報を更新することが可能です。

RFタグなど、RFIDを活用した製造現場での改善アイデアはこちらの資料をご覧ください。

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また、下記の資料では在庫管理を効率的に行うためのポイントを解説していますので、在庫管理方法にお悩みの方、効率化する方法を探している方はぜひご覧ください。