出荷管理とは？
業務内容や効率化する方法を解説

出荷管理とは、顧客や取引先から受けた注文に基づき、物品が正確かつ効率的に出荷・納品されるように管理する業務のことです。
顧客からの注文受付、必要な書類（出荷指示書、納品書など）の作成、出荷準備、配送の手配やスケジュール調整、帳簿への取引内容の記帳などを行います。
製造や物流、小売など幅広い業界で不可欠の工程であり、品質維持や納期の遵守、コストの最適化などの面で重要な役割を果たしています。

出荷管理の主な目的としては以下があります。

・正確な売上予測と経営戦略の策定
出荷データを正確に管理することで、売上予測や在庫計画が容易になり、経営戦略や営業戦略の立案を効果的に行えます。

・生産性の向上
出荷管理のプロセスを効率化することで、無駄な時間やコストの発生を防ぎ、生産性の向上と利益の最大化を図ることができます。特に在庫の最適化やスケジュール管理の適正化が重要です。在庫切れや余剰在庫を防ぐことで、無駄なコストも削減できます。

・顧客満足度の向上
正確で迅速な出荷を実現することで、顧客からの信頼を得られ、長期的な契約や新規顧客の獲得につながります。

出荷管理の業務は、以下の工程に沿って行われます。

出荷指示書は、受注伝票を基に作成される重要な書類です。主に以下の情報が記載されます。

・製品の種類（品目・型番）
・数量
・単価
・納期
・出荷先情報

倉庫担当者は、出荷指示書に書かれた上記の情報を基に出荷準備を進めます。特に、納期が短いものや準備に時間がかかるものは、業務に遅延が生じないよう可能な限り早めに準備しておくことが重要です。

出荷指示書に基づいて出荷準備を行います。具体的な工程は以下の通りです。

ピッキング: 倉庫から指定された製品を取り出す作業です。
検品: 製品の数量や品質、破損の有無を確認します。
梱包: 製品を適切に梱包し、輸送中の破損を防ぎます。
配送の手配: 配送業者への配送の依頼や受け渡し日の調整などを行います。

また、納品書やその控え、受領書、領収書などの必要書類も作成します。

ピッキングや検品の詳細については以下の記事をご覧ください。

【製造業向け】部品ピッキングのミスを防ぐ対策とは？

製造業において、部品ピッキングは製品を効率的に製造するために重要な工程です。しかし、目視確認に頼っていたり、ロケーション管理が適切に行えていなかったりするとミスが発生しやすくなります。このような課題を解決する方法の一つとして、バーコードや二次元コードによる管理方法を導入することが効果的です。
本記事では、部品ピッキングの方式やミスが発生する原因、ミスを防止するための方法を解説します。

検品作業とは？検品作業の課題と効率化・省人化を進める方法をご紹介

製品の入出荷時などに行う検品作業は、製造業や物流業にとって欠かせないものです。一方で、作業工数が多い、人的作業の削減が困難など、検品作業には多くの課題があります。そこで本記事では、検品作業の効率化・省人化を進めるために具体的にできる取り組みについて解説します。

配送業者が顧客や取引先に製品を届ける工程です。出荷準備が完了した製品は、指定された納期に合わせて出荷されます。梱包やラベリングを適切に行い、安全かつ正確に製品を出荷することや、受領書に確認印を押印してもらった上で回収し、納品内容に間違いがないか確認することが重要です。

納品管理については以下の記事の記事で解説していますので、併せてご覧ください。

コスト抑制がカギになる！？納品管理実践法とは

顧客へ製品を約束した期間までに、正しい製品を納品することは非常に重要です。そのため、出荷・納品管理は欠かすことができない業務です。しかし、確認漏れをはじめとしたヒューマンエラーから誤品や納期遅れが発生することもあります。これらを防ぐためには誤品チェックシステムの導入や納期遅延を防止するための実績収集システムの開発・導入が役立ちます。そこで本記事では、コストを抑制しつつ、効率的に納品管理を実現するためのポイントについて紹介します。

納品が完了した後、売上伝票を作成します。売上伝票には主に以下の情報が記載されます。

・売上
・出荷番号
・製品名
・数量
・金額
・納品先情報

売上伝票を基に、経理担当者が帳簿に取引内容を記帳します。記帳作業は正確な売上の計上や在庫の更新、決算書作成に不可欠です。
また、取引先が後日代金を振り込む場合は「売掛金」として記録します。

出荷管理には上記のように多くの工程があり、ミスの発生やそれに伴う遅延などの課題がよく見られます。そこで以下の対策を行い、出荷管理を効率化する必要があります。

まずやるべきことはピッキング作業の見直しです。製品の探索時間を短縮することで、ピッキング作業の効率化が可能になります。
例えば、倉庫内の保管場所に住所を割り振り、管理する「ロケーション管理」や、シングルピッキング（1注文ごとに製品をピッキング）とトータルピッキング（複数注文の製品をまとめてピッキング）を状況に応じて使い分けることなどが効果的です。
また、ハンディターミナルで二次元コードやバーコードを読み取ることで、製品を探す時間を短縮する方法もあります。

小林クリエイトでは、二次元コードやバーコード読取でピッキング作業を効率化するシステムをご提供しています。詳細については、こちらをご覧ください。

誤品チェック/実績収集システム「ハブリッジシステム」

誤品チェック/実績収集システム「ハブリッジシステム」は、
バーコード読取、照合パターンを自社で追加設定・運用できるため、
品質を担保するだけでなく全体的なコストの低減を実現できます。

スムーズな出荷を実現するためには、実態に即した配送計画が不可欠です。
そのためには、実際の運行状況を把握しなければなりません。例えばGPSや車載器を活用してトラックの位置や運行状況を把握することで、問い合わせ対応をスムーズにし、顧客満足度の向上を図れます。
また、トラックが到着・出発する際にバーコードを読み取り、到着・出発時間を登録する方法も効果的です。複数の物流企業で配送業務を一元化する「共同配送」も、効率化に貢献します。

小林クリエイトでは、トラック便（自社の出荷便や納入便）の到着と出発計画の管理（ダイヤ表作成と進捗管理）を行うシステムを提供しており、トラック便の発着状況をリアルタイムで把握できます。詳細は以下からご覧ください。

トラック便到着・出発管理システム

トラック便の到着・出発状況の管理でお困りではありませんか？

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伝票発行の効率化も、出荷管理の時間短縮やミスの低減に直結します。
これまで紙伝票を使用していたのであれば、電子化することでデータ入力の手間を減らし、ペーパーレス化を実現できます。これにより、印刷コストや郵送の工数の低減が可能です。
また、伝票発行システムの導入により注文情報から納品書や送り状を自動生成することで、作業員の負担の軽減やミスの防止につながります。

ただし、パソコンやプリンタを使った伝票発行システムの場合、工場内の粉塵や液体の影響でパソコンが故障する、現場の設置スペースが十分に確保できないなどの課題があります。
小林クリエイトでは、そのような課題をローコストで解決できる、パソコン不要でラベル・帳票発行が可能なラベルプリンタ※を提供しています。詳しくは以下をご覧ください。
※トヨタ向け補給品番ラベルの発行を目的とした製品です。

パソコンレスラベル発行システム

現場でのラベル・帳票発行業務のためにパソコンとプリンタを導入したものの、工場内の粉塵や液体の影響でパソコンが故障してしまったり、作業したい現場の設置スペースが狭く、十分な作業場所が取れないなどのお悩みはございませんか？
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また、Excelを活用した簡単な操作で、誰でも自由に帳票の発行・レイアウト変更ができる帳票発行ツールもご提供しています。詳細は以下からご覧ください。

帳票発行ツールLex-Report

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Lex-Reportは、Excelを活用した簡単な操作で、
誰でも自由な帳票の発行・レイアウト変更を可能にします。

出荷管理は、製品の正確な出荷と納品を実現する上で重要な役割を果たす業務であり、各工程を適切に行うことで、顧客満足度の向上や業務効率化、企業の信頼性向上に貢献します。
正確かつ効率的な出荷管理を実現するためには、前章でご紹介したような各種のシステムを導入し、倉庫内の作業から配送管理、伝票発行までのプロセスをデジタル化・自動化すると良いでしょう。

こうした効率化の方法の中でも、特に重要なのがトラック便の到着・出発状況の管理です。出荷管理の効率化を進めたい方は、トラック便到着・出発管理システムの導入をご検討ください。