小林クリエイト株式会社の会社概要や医療・健診事業の事業概要・製品・サービスがご覧いただけます。
健診の前準備から事後処理に至るまで必要な「受診者データ」ですが、その元になる情報は、事業所や自治体から支給される「受診者名簿」です。
名簿を基幹システムに取り込むことで、各種健診業務を進められるようになるため、非常に重要な情報です。
しかし、取込み作業では、手作業や目視確認せざるを得ない状況も多いのではないでしょうか。
業務効率化やDX、個人情報の取り扱いという観点から、受診者名簿の取り扱いや基幹システムへの取り込み業務で苦慮されていませんか？
今回は「受診者名簿」について、これまで健診機関様からご相談いただいた経験をもとに、効率よく基幹システムへ情報登録するための方法についてご紹介します。
事業所から受診者名簿を受け取った後、それぞれの健診機関様の基幹システムにその情報を登録されているかと思います。
その際に
・支給されたデータと、基幹システムの項目やフォーマットに相違が無いか確認
・相違があれば、変換や追記・削除といった編集を行う
といった作業が発生します。
しかも、事業所ごとに名簿支給の頻度やタイミングもバラバラ。支給都度、変換などの編集が発生することになります。
「他の仕事もあるのに、変換作業に時間がかかって面倒」
「手作業だから入力ミスによる後工程でのエラーが心配」
そんなお悩みが良く聞かれます。
お悩みの主な原因は、支給される受診者名簿のフォーマットの複雑さです。
・紙名簿とデータ（Excel/csv）が混在している
・メール、手渡し、FAXなど支給方法が混在
・事業所によってフォーマットが異なる（項目数・項目名・項目場所の違い、表記方法の違い）
こうした様々なフォーマットや入手ルートに一つ一つ対応しなければならず、作業に時間がかかるため、後工程へも影響してしまいます。
新規契約の事業所の名簿フォーマットの場合、対応に手間取ることもあるかもしれません。
受診者名簿の変換作業をできるだけ手間なくリスクなく行いたいと思われているかと思います。
以下に、健診機関様からご相談いただいた際に弊社からご提案している、また、健診機関様で実際に対応されている方法をまとめました。
フォーマットの種類を絞ることで、個別の確認作業も減るため、効率的に変換作業ができます。
ポイントとしては、独自のフォーマットを用意して事業所に使用してもらうという点です。
項目や表示形式を共通化したフォーマットにする、また、特殊健診対象者用は分けるなど、
事業所ごとではなく用途に応じた整理を行うと種類を減らすことができます。
また、基幹システムから共通名簿フォーマットを出力し使用してもらう方法もあります。
対応可能なシステムか確認が必要ですが、基幹システムをベースにした名簿フォーマットにすると取込時もスムーズです。
紙の名簿はデータ化の作業が必要な分、作業負担は大きくなりがちです。
データによる支給割合を増やすことで効率化を図ります。
ポイントとしては、名簿の提供方法・受領方法ともに工夫することです。
＜提供方法の例＞
・メール送付
・公式サイトからダウンロード
＜受領方法の例＞
・メール送付（PW等の保護付）
・公式サイトへのアップロード
・ファイル管理・共有サービスの利用
受領の場合は、当然ながら、個人情報の取り扱いに配慮した運用が必要です。
名簿に必要な項目としては、個人の属性情報を中心に、健診実施に必要な保険証関連の情報、健診のコース、連絡先などがあります。
入力する事業所担当者によって、入力方法が異なると、基幹システムへの取込時にエラーが発生し、確認と編集の手間がかかってしまうので、フォーマットを作成する際は事前の設定をしておくと良いでしょう。
主な項目です。基幹システムによって適宜追加されます。
・健診予定日／予約時間
・氏名／フリガナ
・保険者／団体コード
・従業員番号
・性別
・生年月日
・保険者番号／被保険者証記号／被保険者証番号／続柄
・郵便番号／住所／番地
・健診コース
・オプション検査
Excelで作成する場合のポイントです。
①一行目を項目名（ヘッダー）にする
行がずれると確認しにくいため一行目へ項目名（ヘッダー）を入力しましょう。基幹システムへの取込もしやすくなります。
②表示形式を統一する
・受診予定日、生年月日 … 西暦・和暦どちらかに統一
・フリガナ（ふりがな）…カタカナ・ひらかなのをどちらかに統一
・郵便番号…「-」の有無
・保険者、健診コース…プルダウン選択により手入力を避けてエラーを事前に無くす
名簿フォーマットの種類を減らして項目や入力方法も事前に統一すれば、確認や編集の手間が削減するとはいえ、解決しにくい課題もあります。
例えば
「事業所に共有フォーマットを使ってもらえない事情がある」
どうしても事業所独自のフォーマットを利用する事業所もあり、交渉が難しい場合もあります。
「共有フォーマットを作成するノウハウや人材が不足している」
フォーマットの整理をしたいけれど、なかなか時間を割けない、対応できる人材がいないという場合もあります。
名簿を全てデータ化してフォーマットを統一するのが困難な場合、健診機関様によっては、
８割はデータ化やフォーマット種類の削減を行い、残り２割の内容が複雑なフォーマットは個別対応するというように、部分的に効率化を図られるところもあります。
ご契約されている事業所に応じた整理方法や割合をご検討されてたうえで、共有フォーマットをご用意されてはいかがでしょうか。
弊社では名簿データの雛形もご提供しています。
↓
受診者名簿データのオリジナルテンプレート2種（定期健診／特殊健診）
・保険者を選択すれば、該当健診コースを選択可能！
・受診者名簿データ変換ツール「受診者Dataメイキング」でも使えて便利！
フォーマットを整理したあとは・・・
変換作業そのものの手間を軽減しませんか？
受診者Dataメイキングなら、
テンプレート機能を使って名簿データを基幹システム用のデータへ自動変換！
日々の変換作業の手間から解放されます。
事業所や健保ごとに必要なデータや提出物に対応した出力機能も充実！
詳しくはこちら！
↓↓↓
業務課題やサービスの詳細もご覧いただける資料はこちら。
